Verhaltenskodex / Code of Conduct (CoC)

 

Der Verhaltenskodex oder Code of Conduct (CoC) der Asrodent Technischer Service GmbH (Asrodent GmbH) soll unseren Beschäftigten Handlungsorientierungen geben und unerwünschte Handlungen vermeiden. Unser Verhaltenskodex definiert Leitlinien für Integrität, die die Zusammenarbeit untereinander und mit Geschäftspartnern regeln. Durch die Einhaltung des Verhaltenskodex erwarten wir ein verantwortliches, ethisch korrektes und integres Verhalten von unserer Belegschaft.

Alle unsere Beschäftigten müssen unseren Verhaltenskodex lesen, verstehen und einhalten. Gleiches gilt für die darin genannten Vorschriften und internen Richtlinien. Bei der Entscheidung, ob unser Verhaltenskodex durch eine Handlung oder ein Unterlassen verletzt werden könnte, dienen der gesunde Menschenverstand und die folgenden Fragen als Orientierungshilfe:

• Ist dieses Verhalten rechtswidrig?
• Könnte es als unehrlich oder ethisch nicht vertretbar betrachtet werden?
• Würde es, wenn es öffentlich bekannt würde, meinen oder den Ruf und die Glaubwürdigkeit der Asrodent GmbH schädigen?

Wenn die Antwort auf eine oder mehrerer dieser Fragen „Ja“ oder „Vielleicht“ lautet, dann sollten Sie die Situation mit Ihrem direkten Vorgesetzten besprechen oder einem unserer Compliance Beauftragten melden. Sollten Sie eine (auch vertrauliche) Meldung an einen externen Ansprechpartner bevorzugen, können Sie sich an unseren Ombudsmann wenden.

1. Fehlverhalten und Möglichkeit zur Meldung

Verstöße gegen Gesetze, diesen Verhaltenskodex oder andere interne Leitlinien können nicht nur für den einzelnen Beschäftigten persönlich, sondern auch für die GmbH schwerwiegende Folgen haben. Aus diesem Grunde wird ein vorsätzliches oder grob fahrlässiges Fehlverhalten nicht toleriert.

Ein solches Fehlverhalten verfolgt und sanktioniert Asrodent GmbH konsequent im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen ohne Berücksichtigung von Rang und Position der zuwider handelnden und betroffenen Beschäftigten.

Um ein mögliches Fehlverhalten zu melden, kontaktieren Sie bitte einen unserer Compliance Beauftragten oder, ggf. auch vertraulich, den externen Ombudsmann.

Wer in gutem Willen auf ein mögliches Fehlverhalten aufmerksam macht, wird hinsichtlich der Meldung geschützt und frei von negativen Konsequenzen bleiben. Dafür steht die Geschäftsführung von Asrodent GmbH gerade.

2. Führung und soziales Miteinander

Ein angenehmes Arbeitsklima und eine offene Fehlerkultur bilden die wichtigste Grundlage für die individuelle Leistungsfähigkeit und Motivation unserer Beschäftigten. Dazu verpflichten sich alle Beschäftigten, einschließlich der Geschäftsführung, ihre Kollegen mit Fairness und Respekt zu behandeln und Fehler als Chance zum Lernen zu sehen.

Die Geschäftsführung als Arbeitgeber und die verantwortlichen Führungskräfte verpflichten sich sowohl bei Beförderungen als auch bei Einstellungen zur Chancengleichheit. Die Entscheidungen zu Einstellungen oder Beförderungen werden nur unter Berücksichtigung der für die Tätigkeit erforderlichen Qualifikationen und der notwendigen Erfahrungen des Bewerbers getroffen. Die Einhaltung der Gesetze, die Diskriminierung und Belästigung am Arbeitsplatz wegen ethnischer Zugehörigkeit, Alter, körperlicher oder geistiger Gesundheit, Nationalität, Religionszugehörigkeit, Geschlecht, sexueller Ausrichtung oder Familienstand verbieten, ist für die Geschäftsführung und die verantwortlichen Führungskräfte eine Selbstverständlichkeit und wird auch von allen Beschäftigten erwartet.

Besondere Verantwortung kommt unseren Führungskräften zu, von denen wir im Hinblick auf ihre Vorbildfunktion ein Höchstmaß an Integrität, Rechtschaffenheit und beruflicher Professionalität erwarten. Unsere Führungskräfte erfüllen Organisations- und Aufsichtspflichten für ihren Bereich und beugen im Rahmen ihrer Tätigkeit Regelverstößen und nicht tolerierbarem Verhalten vor. Sie sorgen in ihrem Verantwortungsbereich für gute Arbeitsbedingungen sowie eine offene Arbeitsatmosphäre und bringen ihren Beschäftigten jederzeit das notwendige Maß an Wertschätzung und Fürsorge entgegen.

Wir pflegen eine offene und aktive Fehlerkultur, in der wir Fehler als notwendige Elemente von Lernprozessen verstehen. Wir ermutigen unsere Belegschaft dazu, Fehler nicht zu tabuisieren, sondern sie im Sinne des Qualitätsmanagements offen anzusprechen, um uns anschließend gemeinsam auf die Beseitigung von Fehlerquellen fokussieren zu können.

Asrodent GmbH soll ein sicherer Ort für unsere Belegschaft sein. Aus diesem Grunde werden Benachteiligung, Mobbing, Diskriminierung jeglicher Art, sexuelle Belästigung, Gewalt am Arbeitsplatz durch Drohung, körperliche Angriffe und ähnliches Verhalten in keiner Weise toleriert. Ein Verstoß führt im Rahmen der Gesetze zur sofortigen fristlosen Kündigung.

3. Interessenskonflikte und Auswahl von Geschäftspartnern

Wir legen einen hohen Wert darauf, dass die Entscheidungen der Geschäftsführung und der Beschäftigten nicht von privaten Interessen gelenkt werden. Unsere Beschäftigten sollen bei ihrer dienstlichen Tätigkeit in keinen Konflikt zwischen privaten Interessen und den Interessen des Unternehmens geraten. Hierauf achten die Geschäftsführung und die Führungskräfte, aber auch die Beschäftigten selbst. Im Fall eines potenziellen Interessenkonflikts müssen die Beschäftigten ihren direkten Vorgesetzten oder die Geschäftsführung darüber informieren. Wenn ein solcher Konflikt auftritt, wird Asrodent GmbH diesen in verantwortungsvoller Weise lösen.

Unsere Geschäftsbeziehungen basieren auf sachlichen Kriterien, dazu gehören ein ausgewogenes Preis-Leistungsverhältnis und Qualität, aber auch das Bestehen einer vertrauensvoll gewachsenen und fairen Zusammenarbeit, die nicht durch private Interessen geleitet wird. Weitere Vorgaben für die Auswahl und den Umgang mit Geschäftspartnern sowie unsere Erwartungen an diese enthält unser Verhaltenskodex für Lieferanten.

Erfolgreiche und nachhaltige Geschäftsabschlüsse können wir im Wettbewerb durch überzeugende Qualität und einem fairen Preis-Leistungsverhältnis der Produkte und Dienstleistungen erreichen. Die Grundsätze von Ehrlichkeit und Integrität sind bei allen geschäftlichen Anschlüssen einzuhalten.

4. Geschenke und Einladungen

Die Geschäftsführung und ihre Belegschaft nehmen weder direkt noch indirekt Bestechungs-leistungen an, noch machen sie selbst solche Angebote. Keiner unserer Beschäftigten darf die geschäftlichen Verbindungen des Unternehmens zum eigenen Vorteil oder fremden Nachteil ausnutzen. Das bedeutet insbesondere, dass keiner unserer Beschäftigten unerlaubte private Zuwendungen (z. B. Geld, Sachwerte, Einladungen) außerhalb des sozial adäquaten Rahmens gewährt oder annimmt. Unsere Belegschaft verpflichtet sich dazu, bei begründeten Verdachtsmomenten oder rechtlichen Zweifeln hinsichtlich des Vorliegens von Wirtschaftskriminalität Kontakt mit ihrem direkten Vorgesetzen oder der Geschäftsführung aufzunehmen.

Der Austausch von Geschenken und Einladungen ist durchaus legitim, solange sich diese Zuwendungen an Wert und Häufigkeit in einem angemessenen Rahmen bewegen. Die Beschäftigten verpflichten sich dazu, sich eigenverantwortlich darüber zu informieren, bevor sie Geschenke machen oder entgegennehmen, Einladungen annehmen oder aussprechen, ob sich diese im angemessenen Rahmen bewegen. Dazu können sich die Beschäftigten an unsere Finanzbuchhaltung oder direkt an die Geschäftsführung wenden.

5. Vergabe von Spenden und Entscheidungen über Sponsoring

Spenden der Asrodent GmbH erfolgen stets transparent als gesellschaftliches Engagement und auf freiwilliger Basis, ohne die Erwartung einer Gegenleistung. Das Unternehmen unterstützt mit ihren Spenden vor allem Menschen in Not, die auf Spendengelder angewiesen sind. Um Transparenz zu gewährleisten, werden Spendenzweck, Empfänger und Spendenbestätigung stets dokumentiert. Das Unternehmen leistet keine direkten oder indirekten Spenden an politische Organisationen, Parteien oder einzelne Politiker.

Im Unterschied zu Spenden wird beim Sponsoring eine Gegenleistung, zum Beispiel in Form von Kommunikations- oder Marketing-Aktivitäten, für Asrodent GmbH erbracht. Alle Sponsoring-Aktivitäten erfolgen auf Basis schriftlicher Verträge und in einem angemessenen Verhältnis zu den Sponsoring-Leistungen. Um Transparenz zu gewährleisten, werden Sponsoring-Zweck, Empfänger und Sponsoring-Vertrag stets dokumentiert.

6. Faires Wettbewerbsverhalten

Asrodent GmbH ist den Prinzipien der sozialen Marktwirtschaft und des fairen Wettbewerbs verpflichtet. Die Geschäftstätigkeit wird nach dem Leistungsprinzip betrieben, geschäftliche Entscheidungen werden im besten Interesse des Unternehmens und ohne Absprachen oder Übereinkommen mit Wettbewerbern getroffen. Die exzellente Qualität unserer Dienstleistun-gen ist der Schlüssel zu unserem Erfolg.

Lassen Sie deswegen gegenüber Wettbewerbern, aber auch im Verhältnis zu Geschäftspartnern und deren Mitarbeiter keinen Zweifel daran, dass Sie für verbotene Absprachen gleich welcher Art nicht zur Verfügung stehen. Klare Verhältnisse schützen Sie und das Unternehmen.

7. Transparenz der Buchführung und Berichterstattung

Finanzielle Integrität und Verantwortung bilden die Grundlage für ethische Geschäftspraktiken und spiegeln diese wider. Deswegen müssen alle finanziellen Aufzeichnungen vollständig und korrekt sein und die wahre Natur der Transaktionen und Aktivitäten, die sie dokumentieren, klar erkennen lassen. Die interne und externe finanzielle und nichtfinanzielle Berichterstattung stimmt mit den geltenden gesetzlichen Vorschriften und Standards überein.

8. Umgang mit Informationen

Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse müssen absolut vertraulich behandelt werden. Sensible Informationen jeglicher Art dürfen weder für die Verfolgung eigener Interessen genutzt, noch Dritten gegenüber zugänglich gemacht werden. Die sichere Verwahrung von Unternehmensinformationen ist u. a. durch technische Hilfsmittel jederzeit sicherzustellen. Diese Vertraulichkeit gilt natürlich in gleichem Maße auch für Informationen, die wir von unseren Geschäftspartnern erhalten.

9. Datenschutz

Der Schutz der personenbezogenen Daten unserer Beschäftigten, Kunden und Geschäftspartner ist für uns von höchster Bedeutung. Daher erheben, speichern oder verarbeiten wir personenbezogene Daten nur, wenn dies für festgelegte, eindeutige und rechtlich erlaubte Zwecke erforderlich ist. Die Sicherheit der Daten und Verarbeitungsprozesse unterstützen wir durch entsprechende technische und organisatorische Maßnahmen. Jeder Beschäftigte hat die für seinen Tätigkeitsbereich relevanten Datenschutzregeln mit der nötigen Sorgfalt zu beachten und die Datenschutzrichtlinien der Asrodent GmbH einzuhalten.

10. Menschen- und Arbeitnehmerrechte

Asrodent GmbH und ihre Beschäftigten respektieren die international anerkannten Menschenrechte, unterstützen ihre Einhaltung. und orientieren uns dabei an den Standards zu Menschenrechten und Arbeitsbedingungen der UN-Leitprinzipien für Wirtschaft und Menschenrechte (UN-Guiding Principles on Business and Human Rights).

Wir lehnen jegliche Form des Menschenhandels und der Zwangs- und Kinderarbeit strikt ab. Die Würde der Menschen ist zu respektieren und ihre Sicherheit und Gesundheit sind zu schützen. Durch unser verantwortungsvolles Handeln gegenüber unseren Beschäftigten und die strenge Auswahl unserer Geschäftspartner, vermeiden wir die Menschenrechte anderer in irgendeiner Form zu beeinträchtigen.

Asrodent GmbH erkennt das Recht aller Beschäftigten an, Gewerkschaften und Arbeitnehmervertretungen auf demokratischer Basis im Rahmen innerstaatlicher Regelungen zu bilden oder bereits bestehenden beizutreten.

11. Löhne und Sozialleistungen

Die Asrodent GmbH bietet ihren Beschäftigten eine nachvollziehbare und gerechte Vergütung, unter Achtung tarif- und kollektivrechtlicher Vereinbarungen, die durch regelmäßige Zusatzleistungen ergänzt wird. Eine gerechte Vergütung unserer Beschäftigten hat für uns eine große Bedeutung, denn sie trägt der Mitarbeitermotivation und der Achtung der Arbeitnehmerrechte bei. Die Vergütung erfolgt stellenbasiert nach der erforderlichen Qualifikation und Leistung der Beschäftigten, unabhängig von Diversitätsfaktoren.

Die Mindestentgelte nach den Vorgaben des Mindestlohngesetzes sowie der vorrangig geltenden Rechtsvorschriften halten wir stets ein. Unser Unternehmen unterliegt dem Tarifvertrag der gewerblichen Beschäftigten in der Gebäudereinigung. Die für allgemeinverbindlich erklärten Branchenmindestlöhne halten wir für all unsere Beschäftigten, unabhängig von der Branchenzugehörigkeit ein und vergüten sogar über dem tariflichen Niveau.

Die Begleichung der Löhne und Gehälter sowie der Sozialleistungen und anderer Ansprüche, die sich aus dem Arbeitsverhältnis ergeben, werden von uns entsprechend der gesetzlichen und tarifvertraglichen Regelungen nach Ablauf der Lohnperiode, spätestens bis zum 15. des Folgemonats vergütet. Die schriftliche Lohnabrechnung wird jedem Beschäftigten nach Ablauf der Lohnperiode zur Verfügung gestellt.

12. Arbeitszeiten

Asrodent GmbH hält mindestens die jeweils gültigen nationalen Arbeitszeitregelungen ein. Das Unternehmen und seine Führungskräfte tragen dafür Sorge, dass die geltenden Arbeitszeitregelungen eingehalten werden. Die Arbeits- und Pausenzeiten berücksichtigen sowohl die betrieblichen und individuellen Belange unserer Beschäftigten.

Wir achten sorgsam darauf, dass die tatsächliche Arbeitszeit der vertraglich vereinbarten Arbeitszeit entspricht. Alle darüber hinaus geleisteten Mehrarbeitsstunden werden auf freiwilliger Basis abgeleistet und gesondert vergütet. Dabei werden die Höchstarbeitszeiten von maximal 48,0 Stunden (in Ausnahmefällen maximal 60,0 Stunden) nicht überschritten.

Die Asrodent GmbH fördert die Work-Life-Balance der Beschäftigten, indem sie ihnen unterschiedliche flexible Arbeitszeitmodelle, Home-Office-Regelungen und längere Arbeitsauszeiten anbietet. Dadurch können die Beschäftigten ihre individuellen persönlichen Belange mit dem Arbeitsleben in Einklang bringen.


13. Arbeits- und Gesundheitsschutz

Die Sicherheit und die Gesundheit aller Beschäftigten sind der Asrodent GmbH ein hohes Unternehmensziel. Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz sind integraler Bestandteil aller Betriebsabläufe und werden von Anfang an in die technischen, ökonomischen und sozialen Überlegungen mit einbezogen. Jeder Beschäftigte fördert die Sicherheit und den Gesundheitsschutz in seinem Arbeitsumfeld und hält sich an die Vorschriften zum Arbeits- und Gesundheitsschutz. Jede Führungskraft ist verpflichtet, ihre Beschäftigten in der Wahrnehmung dieser Verantwortung zu unterweisen und zu unterstützen.

Weitere Einzelheiten zum Thema Arbeitssicherung und Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz enthält unsere entsprechende Richtlinie.

Asrodent GmbH verpflichtet sich hiermit ein Arbeitssicherheitsmanagementsystem aufzubauen, zu verwirklichen und einzuhalten. Die Zertifizierung nach ISO 45001:2018 durch den TÜV Nord ist für das Jahr 2022 geplant.

14. Nachhaltiger Klima- und Umweltschutz, Einsatz von Chemikalien

Nachhaltiger Umwelt- und Klimaschutz sowie Ressourceneffizienz sind für Asrodent GmbH wichtige Unternehmensziele. Die gültigen nationalen Standards stellen unsere Mindestanforderungen an einen nachhaltigen Klima- und Umweltschutz dar. Asrodent GmbH verpflichtet sich die Umweltauswirkungen, die durch das unternehmerische Handeln entstehen, so gering wie möglich zu halten.

Alle unser Beschäftigen tragen die Mitverantwortung für den behutsamen und sparsamen Einsatz aller Ressourcen. Dazu gehört es, den Energie- und Wasserverbrauch, sowie den Ausstoß Treibhausgasen und das Abfallaufkommen zu reduzieren. Dadurch minimieren wir die Belastungen für Umwelt, Klima und Natur.

Im Rahmen unserer Geschäftstätigkeit ist der Einsatz von (z.B. Reinigungs-) Chemikalien Alltag. Wir sind fortlaufend bestrebt, Produkte mit den besten Umwelteigenschaften und im geringstmöglichen Umfang einzusetzen. Im Interesse aller sichern wir damit die Luft- und Wasserqualität. Asrodent GmbH verpflichtet sich hiermit ein Umweltschutzmanagementsystem aufzubauen, zu verwirklichen und einzuhalten. Die Zertifizierung nach ISO 14001:2015 durch den TÜV Nord ist für das Jahr 2022 geplant.

Weitere Informationen zu den Zielen, Aktivitäten und Vorgaben der Asrodent GmbH im Bereich Umweltschutz enthält unsere Umweltrichtlinie. Nähere Vorgaben zum verantwortungsvollen Einsatz von Chemikalien sind unserer Richtline zur Handhabung von Chemikalien zu entnehmen.

15. Wahrung technischer Schutzrechte

Asrodent GmbH respektiert die Innovation und technischen Schutzrechte anderer Unternehmen und verwendet nur Originalprodukte und keine unrechtmäßigen Kopien, Fälschungen oder Nachahmerprodukte.

16. Ausfuhrkontrolle und Wirtschaftssanktionen

Asrodent GmbH stellt sicher, dass keiner ihrer Geschäftspartner oder Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf einschlägigen Sanktionslisten geführt wird. Soweit Asrodent GmbH den Vorschriften der Ausfuhrkontrolle unterliegt, respektieren wir die entsprechenden Vorschriften.

 

Ansprechpartner:

ISO 14001:2015 Beauftragter

Thomas Schneider
thomas.schneider@asrodent.de
Tel.: 0172 – 4294161

Beauftragte für Gewässerschutz nach WHG

André Schwarz
andre.schwarz@asrodent.de
Tel.: 05341 – 30139 – 21

Thomas Luce
thomas.luce@asrodent.de
Tel.: 0172 – 5433927

ISO 9001:2015 Beauftragte

Anika Hause
anika.hause@asrodent.de
Tel.: 05341 – 30139 – 30

Ingrid Thiele
Ingrid.thiele@asrodent.de
Tel.: 05341 – 30139 – 0

ISO 45001:2018 Beauftragter

Thomas Luce
thomas.luce@asrodent.de
Tel.: 0172 – 5433927

André Schwarz
andre.schwarz@asrodent.de
Tel.: 05341 – 30139 – 21

Fachkraft für Arbeitssicherheit

Thomas Luce
thomas.luce@asrodent.de
Tel.: 0172 – 5433927

André Schwarz (in Ausbildung)
andre.schwarz@asrodent.de
Tel.: 05341 – 30139 – 21

Beauftragte für soziale Nachhaltigkeit

Victoria Ambrosi
victoria.ambrosi@asrodent.de
Tel.: 05341 – 30139 – 13

Beauftragter für ökologische Nachhaltigkeit

Thomas Luce
thomas.luce@asrodent.de
Tel.: 0172 – 5433927

Compliance Beauftragte zur Meldung von potenziellen Problemen oder Verstößen

Victoria Ambrosi
victoria.ambrosi@asrodent.de
Tel.: 05341 – 30139 – 13

André Schwarz
andre.schwarz@asrodent.de
Tel.: 05341 – 30139 – 21

Externer Ombudsmann zur (auch vertraulichen) Meldung von potenziellen Problemen
oder Verstößen

Rechtsanwalt Dr. Alexander Jüngling
Comfield Legal, Berlin
alexander.juengling@comfield-legal.eu
Tel.: 030 - 310160514